Procédure applicable aux cadres et aux responsables des ressources humaines

Il va dans l’intérêt des personnes concernées, de l’équipe et de vous-même que vous réagissiez immédiatement en cas de harcèlement sexuel sur le lieu de travail ou d’études et que vous

• preniez le problème au sérieux,
• vous vous forgiez sans tarder une idée de la situation,
• restiez strictement neutre dans un premier temps,
• demandiez dès que possible soutien et conseil auprès de vos supérieur·e·s ou du service des ressources humaines.

Étape 1 : écoute active

• Ayez conscience que beaucoup de choses ont pu se passer avant cet entretien. Rendez hommage au courage dont a dû faire preuve votre interlocuteur·rice pour s’adresser à vous. Prenez le temps de l’écouter attentivement.
• Respectez l’individualité de la personne, son expérience subjective et sa capacité peut-être limitée à prendre du recul. Mettez-vous à sa place et ne tirez pas de conclusions selon votre propre point de vue.
• Informez dès que possible votre interlocuteur·rice qu’en votre qualité de supérieur·e ou de responsable des ressources humaines, vous êtes tenu d’honorer votre obligation d’information et de protection en présence de cas graves de harcèlement. Cela signifie que vous ne serez pas toujours en mesure d’agir de manière confidentielle, mais que, dans certaines circonstances, vous devrez clarifier les accusations, prononcer des sanctions et informer d’autres responsables. Attirez également l’attention de la personne sur le point de contact auquel elle pourra demander conseil dans la plus stricte confidentialité à la place ou en complément des démarches déjà engagées.

Étape 2 : approfondissement

• Posez des questions plus précises : que s’est-il passé ? Qui est la harceleuse ou le harceleur ? Où, depuis quand, à quelle fréquence ? Y a-t-il des preuves telles que des courriels ou des messages écrits ? Y a-t-il des témoins ?
• L’entretien ne doit pas être un interrogatoire. Vous devez cependant avoir conscience que vous devrez certainement clarifier les faits et que vous entendrez probablement une version très différente de la part de l’autre partie.
• Demandez à la personne ses attentes envers la harceleuse ou le harceleur et envers vous en tant que responsable.

Étape 3 : prise de position

• Prenez position sur ce que vous avez entendu. Montrez votre volonté d’agir, et de protéger et de soutenir la victime. Mais faites attention à ne pas prendre parti prématurément. La présomption d’innocence doit être respectée. La personne accusée à le droit d’être entendue et un entretien avec elle fera peut-être apparaître des faits qui apporteront un nouvel éclairage à l’affaire.

Étape 4 : conclusion de l’entretien

• Dressez un procès-verbal d’entretien et faites-le signer.
• Si la personne concernée, dans le cas d’accusations peu graves, insiste pour que vous n’engagiez aucune démarche, notez explicitement son souhait dans le procès-verbal.
• En présence d’accusations peu graves, par exemple des remarques stupides, demandez à la victime si elle souhaite dans un premier temps agir seule ou si vous devez prendre la situation en charge dès le début.
• Expliquez les prochaines étapes à la personne concernée et promettez-lui de la tenir informée de la suite de la procédure à une date convenue.
• Encouragez la victime à revenir vous voir si d’autres incidents se produisaient.
• Informez-la qu’elle bénéficie d’une protection contre le congé en raison de son signalement jusqu’au règlement de la plainte et pour une durée de six mois après la clôture de la procédure.
• En cas de doute, faites-vous aider par le service des ressources humaines ou le point de contact externe.

Étape 5 : audition de la ou des personnes accusées

• Invitez la ou les personnes accusées à s’exprimer. Établissez un procès-verbal détaillé et faites-le signer.
• Si la personne accusée reconnaît les accusations et si celles-ci ne sont pas graves, voyez avec la victime si un règlement à l’amiable, par exemple au moyen d’un entretien commun ou d’excuses, ne serait pas envisageable.
• S’il s’agit d'un cas grave de harcèlement, vous devez prendre des sanctions et consigner l’incident dans le dossier personnel.
• Si les accusations sont contestées ou si l’entretien fait apparaître de nouveaux éléments laissant à penser que la personne harcelée n’a rapporté qu’une partie des faits sans évoquer sa propre implication, une enquête approfondie est nécessaire, éventuellement dans le cadre d’une procédure interne. Contactez le service des ressources humaines.

Étape 6 : feedback, clôture du dossier le cas échéant

• Une fois vos recherches effectuées et les mesures éventuelles engagées, contactez la personne ayant déposé une plainte et informez-la de l’état de la situation. Encouragez-la à se défendre clairement à l’avenir ou à venir vous voir. Demandez-lui de temps en temps si tout va bien ou fixez dès à présent un rendez-vous pour un bref suivi.
• Si aucun règlement n’est possible, informez les personnes concernées qu’une enquête complémentaire est nécessaire, mais que vous n’en aurez pas la charge.